Sức Mạnh Của Việc Đặt Câu Hỏi Đúng | Tóm tắt sách

Bài viết này Webtietkiem tổng hợp những ý tưởng cốt lõi từ cuốn sách “Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng” của tác giả Mihiro Matsuda. Luận điểm trung tâm của cuốn sách cho rằng việc đặt câu hỏi đúng là một công cụ lãnh đạo và phát triển cá nhân ưu việt hơn hẳn việc đưa ra mệnh lệnh hay câu trả lời trực tiếp. Phương pháp này, được gọi là “Ma thuật đặt câu hỏi”, tập trung vào việc khơi gợi “tự nhận thức” ở nhân viên và đồng nghiệp, giúp họ chủ động tìm ra giải pháp, cảm thấy có trách nhiệm và gắn kết hơn với công việc.

Các điểm chính bao gồm:

• Triết lý Cốt lõi: Thay vì dạy dỗ, người lãnh đạo nên đóng vai trò là “Nhà chất vấn”, giúp người khác tự khám phá câu trả lời có sẵn bên trong họ. Câu hỏi Đúng giúp con người trưởng thành và nhìn thấu vấn đề, trong khi Câu hỏi Sai dẫn đến bế tắc và tiêu cực.
• Chuyển đổi Văn hóa: Kỹ thuật đặt câu hỏi là chìa khóa để chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp từ mô hình “Thụ động” (chờ mệnh lệnh) sang “Chủ động” (làm theo năng lực, hướng đến mục tiêu chung). Sự thay đổi này tác động toàn diện đến ý thức, động cơ làm việc, và mối quan hệ trong tổ chức.
• Nền tảng Tư duy: Hiệu quả của câu hỏi phụ thuộc lớn vào tư duy của người hỏi. Sáu cách tư duy nền tảng được nhấn mạnh là: Lắng nghe, Tạm thời chấp nhận, Khuyến khích điểm mạnh, Hỗ trợ, Khen ngợi, và Tự đáp ứng nhu cầu bản thân.
• Bảy Quy tắc Vàng: Đây là bảy nguyên tắc sống và làm việc giúp tối đa hóa sức mạnh của câu hỏi, bao gồm việc xây dựng mối quan hệ sâu sắc, xác định giá trị độc nhất (“nguyện vọng”), chia sẻ, hợp tác, thấu hiểu khách hàng, có tầm nhìn tương lai và loại bỏ những việc vô ích.
• Công cụ Thực tiễn: “Bảng Mandala Ma thuật đặt câu hỏi” là một công cụ hệ thống hóa, kết hợp biểu đồ Mandala 3×3 với các bộ câu hỏi được thiết kế sẵn cho các mục tiêu cụ thể như giải quyết vấn đề, tăng doanh thu, tìm hiểu khách hàng và cải thiện chất lượng cuộc họp.

Tóm lại, cuốn sách cung cấp một phương pháp luận toàn diện, đi từ triết lý, tư duy, nguyên tắc đến các công cụ cụ thể để biến việc đặt câu hỏi thành một năng lực cốt lõi, giúp nâng cao hiệu quả lãnh đạo và thúc đẩy sự phát triển bền vững của cá nhân cũng như tổ chức.

I. Triết lý Cốt lõi: Sức mạnh của việc Tự nhận thức

Trọng tâm của cuốn sách là khái niệm “tự nhận thức” (self-awareness/self-realization). Tác giả, tự gọi mình là “Nhà chất vấn”, khẳng định rằng câu trả lời cho mọi vấn đề đều nằm sẵn bên trong mỗi cá nhân. Vai trò của người lãnh đạo không phải là cung cấp câu trả lời, mà là đặt ra những câu hỏi đúng để giúp người khác tự nhận thức được những câu trả lời đó.

Galileo Galilei từng nói: “Chúng ta chẳng thể dạy ai điều gì, chúng ta chỉ có thể giúp họ nhận thức được nó từ chính bản thân họ mà thôi.”

Câu hỏi Đúng và Câu hỏi Sai

Sự khác biệt cơ bản giữa một nhà lãnh đạo hiệu quả và không hiệu quả nằm ở khả năng phân biệt và sử dụng hai loại câu hỏi này:

• Câu hỏi Đúng: Là những câu hỏi mà việc tìm câu trả lời sẽ giúp một người trưởng thành hơn trong “nhận thức thế giới” và “tự nhận thức”. Chúng mở ra những khả năng mới và thúc đẩy hành động tích cực.
• Câu hỏi Sai: Là những câu hỏi đẩy tâm trí vào trạng thái tiêu cực như lo sợ, bất mãn, ghen tị. Chúng thường dẫn đến bế tắc và suy nghĩ “đóng băng”. Ví dụ điển hình: “Tại sao mình toàn gặp chuyện không may?” hay “Sao lúc đó mình không làm việc ấy?”

Những Phát ngôn Giá trị về Sức mạnh của Câu hỏi

Các Ví dụ Thực tiễn

• Carlos Ghosn (Nissan): Khi vực dậy Nissan, thay vì ra mệnh lệnh, ông đặt câu hỏi “Chúng ta phải làm gì để thực hiện thành công mục tiêu này?” để nhân viên tự coi đó là vấn đề của mình và chủ động giải quyết.
• Matsushita Konosuke (Panasonic): Câu cửa miệng của ông là “Này, cậu nghĩ sao về vấn đề này?”. Bằng cách liên tục hỏi ý kiến, ông tạo cho cấp dưới thói quen “động não”, cảm thấy được tin tưởng và bồi dưỡng họ thành nhân tài.

II. Chuyển đổi Văn hóa Doanh nghiệp: Từ Bị động sang Chủ động

Cuốn sách nhấn mạnh rằng việc áp dụng “Kỹ thuật đặt câu hỏi” có thể tạo ra một sự thay đổi căn bản trong văn hóa doanh nghiệp, chuyển đổi từ mô hình “Thụ động” (làm việc theo mệnh lệnh) sang “Chủ động” (làm theo năng lực, hưởng theo nhu cầu).

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết sự thay đổi này:

III. Nền tảng Tư duy: Sáu Cách Tư duy của một Nhà Chất vấn

Để việc đặt câu hỏi đạt hiệu quả tối đa, người hỏi cần trang bị sáu tiền đề tư duy sau đây, bởi “yếu tố then chốt trong việc đặt câu hỏi không phải ‘Hỏi cái gì?’ mà là ‘Ai là người hỏi’.”

1. Lắng nghe: Chuyên tâm lắng nghe mà không chen ngang hay bác bỏ. Hãy để nhân viên cảm thấy được cảm thông.
2. Tạm thời chấp nhận: Tuyệt đối không phán xét hay phủ nhận câu trả lời ngay lập tức. Hãy tạm thời chấp nhận quan điểm của họ (“Vậy sao?”, “Thì ra là thế”) để duy trì “mạch kết nối” và sau đó đào sâu bằng câu hỏi “Tại sao cậu lại nghĩ như vậy?”
3. Khuyến khích những điều “có thể”: Thay vì tập trung vào điểm yếu, hãy nhìn vào điểm mạnh và sở trường của nhân viên. Dùng câu hỏi “Bây giờ, chuyện gì đang tiến triển thuận lợi nhất?” để tìm ra điểm mạnh và khen ngợi họ.
4. Luôn sẵn lòng hỗ trợ: Sau khi khuyến khích nhân viên tự tìm giải pháp, hãy thể hiện thái độ sẵn sàng giúp đỡ với câu hỏi “Cậu có cần tôi hỗ trợ gì không?”. Điều này tạo cảm giác an toàn và tự tin cho nhân viên.
5. Khen ngợi tính cần mẫn: Công nhận và khen ngợi nỗ lực của nhân viên, ngay cả với những việc nhỏ. Điều này truyền tải thông điệp “Tôi vẫn đang quan tâm đến cậu” và duy trì động lực làm việc.
6. Tự đáp ứng nhu cầu của bản thân: Người lãnh đạo phải tự “rót đầy ly rượu” của chính mình trước. Chỉ khi bản thân tràn đầy năng lượng và sự hài lòng, ta mới có thể truyền năng lượng tích cực đến những người xung quanh.

IV. Bảy Quy tắc Vàng để Thăng tiến

Đây là bảy nguyên tắc cốt lõi giúp một người phát triển toàn diện trong công việc và cuộc sống, đồng thời gia tăng sức mạnh cho các câu hỏi của họ.

Quy tắc 1: Coi trọng Mối quan hệ Tốt đẹp

• Triết lý: “Sâu tốt hơn rộng”. Thay vì sưu tập danh thiếp, hãy tập trung đào sâu vào từng mối quan hệ. Một mối quan hệ sâu sắc sẽ mở ra cả một mạng lưới quan hệ của người đó.
• Câu hỏi Ma thuật: “Để đào sâu thêm mối quan hệ tốt đẹp, bạn có thể làm gì từ hôm nay?”

Quy tắc 2: Nguyện vọng (Cung cấp Giá trị Độc nhất)

• Triết lý: Doanh nghiệp tồn tại để tạo ra giá trị cho khách hàng. Cần xác định rõ “nguyện vọng” – giá trị độc đáo, vô song mà sản phẩm/dịch vụ của mình mang lại, thứ khiến khách hàng cảm thấy hạnh phúc.
• Câu hỏi Ma thuật: “Nếu công ty của bạn phá sản, ai sẽ gặp khó khăn và khó khăn đó là gì?”

Quy tắc 3: Chia sẻ

• Triết lý: Hợp tác với người khác (bên ngoài và nội bộ) để phát huy thế mạnh của nhau và tạo ra kết quả lớn hơn (1 + 1 = 3). Phá bỏ rào cản giữa các phòng ban là yếu tố sống còn.
• Câu hỏi Ma thuật: “Hợp tác với ai sẽ giúp ta thu hút thêm khách hàng?”

Quy tắc 4: Hợp tác (Cho đi Vô điều kiện)

• Triết lý: Hãy “để dành việc tốt” bằng cách chia sẻ kiến thức, năng lực một cách vô điều kiện, không mong cầu báo đáp. Sự cho đi này sẽ tích lũy “uy tín” và “sự tín nhiệm”, thu hút cơ hội và sự giúp đỡ trong tương lai.
• Câu hỏi Ma thuật: “Bạn có thể sẻ chia điều gì?”

Quy tắc 5: Bày tỏ Lòng biết ơn (Thấu hiểu Khách hàng)

• Triết lý: Thực sự thấu hiểu khách hàng là nền tảng của thành công. Cần tìm hiểu cả những người đang không sử dụng sản phẩm của mình để khám phá những nhu cầu tiềm ẩn.
• Câu hỏi Ma thuật: “Lý do khiến khách hàng không sử dụng sản phẩm của bạn là gì?”

Quy tắc 6: Sự Lôi cuốn (Tầm nhìn Tương lai)

• Triết lý: “Phải cầu mới có”. Khi ý thức rõ ràng về tương lai mong muốn, chúng ta sẽ dễ dàng nhận ra các cơ hội và thông tin hữu ích. Hãy phác thảo một tương lai mà bản thân khao khát.
• Câu hỏi Ma thuật: “Tương lai mà bạn mong muốn sẽ như thế nào?”

Quy tắc 7: Thuận theo Vũ trụ (Loại bỏ Việc Vô ích)

• Triết lý: Sức mạnh để từ bỏ là sức mạnh quan trọng nhất. Cần dũng cảm dừng lại những việc vô ích, không hiệu quả để tập trung năng lượng vào những điều mới mẻ và có giá trị hơn.
• Câu hỏi Ma thuật: “Tuần trước, bạn thấy mình tốt hơn là không nên làm gì?”

V. Công cụ Hệ thống hóa: Bảng Mandala Ma thuật Đặt câu hỏi

Đây là một công cụ thực tiễn, kết hợp biểu đồ Mandala 3×3 với các bộ câu hỏi được soạn sẵn để giải quyết các vấn đề kinh doanh cụ thể. Bảng gồm một ô “hạt nhân” (chủ đề chính) ở trung tâm và 8 ô câu hỏi xung quanh.

Cấu trúc và Cách sử dụng

• Cấu trúc: Một bảng 3×3. Chủ đề chính được viết ở ô trung tâm. 8 câu hỏi liên quan được điền vào các ô xung quanh.
• Cách sử dụng (Cá nhân hoặc Nhóm):
  1. Trả lời từng câu hỏi một cách nhanh chóng, dựa vào trực giác.
  2. Ghi lại câu trả lời. Nếu làm việc nhóm, các thành viên lần lượt chia sẻ.
  3. Sau khi hoàn thành 8 câu hỏi, tổng kết nhận thức mới vào ô hạt nhân.
  4. Lập danh sách “Việc cần làm” cụ thể kèm theo thời hạn để biến nhận thức thành hành động.

Các Mẫu Bảng Mandala Tiêu biểu

1. Khai sáng Tương lai: Giúp xác định tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của tổ chức.
   • Câu hỏi mẫu: “Mười năm nữa, công ty của bạn sẽ như thế nào?”, “Nếu công ty bạn phá sản thì ai sẽ gặp khó khăn và khó khăn là gì?”
2. Thực hiện Nhiệm vụ: Giúp biến tầm nhìn thành hành động cụ thể.
   • Câu hỏi mẫu: “Để tạo dựng nên tương lai, chúng ta có thể làm gì?”, “Điều gì đang cản trở khả năng hành động của bạn?”
3. Giải quyết Vấn đề: Giúp xác định, phân tích và tìm giải pháp cho các vấn đề nảy sinh.
   • Câu hỏi mẫu: “Vấn đề là gì?”, “Nên nghĩ theo hướng nào thì mọi chuyện sẽ trở nên tốt đẹp hơn?”
4. Khách hàng là ai?: Giúp xác định và thấu hiểu sâu sắc đối tượng khách hàng mục tiêu.
   • Câu hỏi mẫu: “Khách hàng là những người như thế nào?”, “Sở thích của khách hàng là gì?”, “Khách hàng của bạn sẽ quyết định mua hàng dựa trên yếu tố nào?”
5. Đi tìm Giá trị Vô song: Giúp nhận diện điểm mạnh độc nhất và lợi thế cạnh tranh của sản phẩm/dịch vụ.
   • Câu hỏi mẫu: “So với công ty khác, ưu điểm của công ty bạn là gì?”, “Tại sao khách hàng lại chọn sử dụng sản phẩm do công ty bạn cung cấp?”
6. Tăng Doanh số Bán hàng: Hỗ trợ tìm ra các chiến lược để cải thiện kết quả kinh doanh.
   • Câu hỏi mẫu: “Khó khăn của khách hàng của bạn là gì?”, “Sản phẩm của công ty bạn có thể giải quyết được vấn đề gì?”
7. Khơi dậy Tinh thần Làm việc của Cấp dưới: Cung cấp cho lãnh đạo góc nhìn để thấu hiểu và thúc đẩy nhân viên.
   • Câu hỏi mẫu: “Lúc nào thì bạn nhìn thấy khía cạnh thảy khuôn mặt tươi cười của nhân viên?”, “Có cấp trên như thế nào sẽ khơi dậy được tinh thần làm việc của bạn?”
8. Tạo ra Cuộc họp Chất lượng: Giúp chuẩn bị và điều hành các cuộc họp hiệu quả, tránh lãng phí thời gian.
   • Câu hỏi mẫu: “Mục tiêu của lần họp này là gì?”, “Làm sao để truyền tải thông tin cần thiết đến người tham gia trước khi cuộc họp diễn ra?”